Kỹ năng giao tiếp – Để viết một email hoàn hảo.

0

Tại sao lại phải học cách viết email trong khi tưởng chừng nó rất là đơn giản? Có bao giờ bạn gặp tình huống gửi email đi mà không thấy phản hồi hay chưa?

Có khi nào bạn gửi mail đi mà người đọc không hiểu bạn đang nói gì và quên đi một cách nhanh chóng chưa?

Đó là một vài lí do mà bạn có thể thấy rõ để bắt đầu việc viết email một cách cẩn thận.

Tiêu đề

Thường thì chúng ta có thói quen đặt tiêu đề một cách vô tội vạ, đặt lung tung và không rõ nghĩa. Rất nhiều trường hợp còn để tiêu đề trống. Điều này rất nguy hiểm bởi có thể email của bạn sẽ bị xếp vô mail spam và người nhận sẽ không thể nào nhận được mail của bạn.

Cách viết Email hoàn hảo

Cách để viết một Email hoàn hảo

Vậy tiêu đề nên như thế nào?

Điều đầu tiên bạn cần ghi rõ mục đích hoặc tiêu đề nội dung sẽ trình bày trong mail ở phần “subject”. Sau đó thêm một đoạn gì đó giúp họ phân biệt được mail của bạn từ đâu đến.

Ví dụ: thay vì “báo cáo” bạn có thể sửa lại thành “Báo Cáo Bài Tập” thêm một đoạn vào để phân biệt mail như “Tài Chính Doanh Nghiệp”.

Vậy ta sẽ có [Báo Cáo Bài Tập] Tài Chính Doanh Nghiệp. Người nhận mail sẽ biết mail này nói về cái gì, chủ đề như thế nào và của môn gì.

Lời chào mở đầu.

Lời chào để thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận mail, ngoài ra nó cũng là một phép lịch sự.

Ví dụ:

Dear Nam! hay Chào Delta.

Sau lời chào chúng ta lên tab một cái để chia rõ phần nội dung mail với lời chào.

Nội dung mail.

Nội dung chính cần thông báo hoặc trao đổi: các thông tin cần được viết một cách ngắn gọn xúc tích. Nếu có nhiều vấn đề cần trao đổi thì nên có phần giới thiệu sơ qua trước khi đi vào các vấn đề đó. Trình bày theo cách đánh số thứ tự hoặc xuống dòng cho từng vấn đề cần trao đổi.

Chú ý khi viết nên Enter nhiều lần sau mỗi nội dung để tạo khoảng trống, khi người đọc đọc họ sẽ bớt rối mắt và thích thú với việc đọc email của bạn.

Và hãy kiểm tra kĩ lỗi chính tả trước khi bạn gửi đi. Bởi người đọc sẽ cho rằng bạn không quan tâm và thiếu tôn trọng họ khi trong mail có quá nhiều lỗi chính tả.

Kết mail

Cuối mail sẽ là câu kết và mong sự phản hồi từ đối tác. Chào cuối mail và cảm ơn họ đã quan tâm hoặc dành thời gian đọc mail

Lưu ý: Nếu là email quảng cáo bạn cần phải thêm vào mục sao cho họ có thể từ chối nhận mail của bạn ở những lần tiếp theo nếu họ không muốn.

Giao tiếp qua email cũng như giao tiếp hằng ngày, để họ ấn tượng và nhớ tới mail của bạn cũng không quá khó phải không.

 Nhóm tác giả (hanhtrinhdelta.edu.vn)

Bình Luận Bài Viết
Kỹ năng giao tiếp – Để viết một email hoàn hảo.
Đánh giá bài viết